法律觀點-營業祕密保護大作戰─盤點篇 | 焦點新聞 | 20240416 | match生活網

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法律觀點-營業祕密保護大作戰─盤點篇
中時新聞網     2024/04/16 04:10
 請各位先想一個問題:為何要盤點營業祕密?依照筆者從事司法實務與輔導營業祕密保護制度的經驗,企業若不進行盤點,將導致員工洩密的風險大增!

 要盤點,就必須先知道什麼是營業祕密。不過,這邊先請教各位是否曾有以下的疑問:「應該只有科技業有營業祕密吧?」「應該只有研發部門有營業祕密吧?」是這樣嗎?我們來看看法院怎麼說:「營業祕密,須具有祕密性、經濟價值,營業祕密所有人已採取合理之保密措施,且可用於生產、銷售之資訊,始足當之。又企業內部之營業祕密,可以概分為『商業性營業祕密』及『技術性營業祕密』二大類型,前者主要包括企業之客戶名單、經銷據點、商品售價、進貨成本、交易底價、人事管理、成本分析等與經營相關之資訊,後者主要包括與特定產業研發或創新技術有關之機密,包括方法、技術、製程及配方等」(智慧財產及商業法院108年度民營訴字第6號判決參照)。

 ■每個部門都須參與盤點作業

 看完了法院的判決,我們可以大膽的下一個結論:基本上,企業的「所有」部門都可能會有營業祕密,也因此,盤點作業的進行,必須每一個部門都參與。

 在正式盤點前,建議企業先進行:

 1、主導團隊及成員之建立:團隊上,企業可以選擇設置營業祕密保護委員會(小組),亦有企業透過公司治理委員會(小組)主導,端看企業組織上的彈性與效率。成員上,因為是盤點(智財權之)營業祕密,所以除了管理階層外,通常會有法務、智權、人資、稽核、IT等部門人員。為何需要這些部門?因為智財制度的建立,本質上就與法務及智權單位相關;而相關政策、制度、文件、契約是否完整,也通常需要人資部門的協助。此外,在保護(機密之)措施設計與能力上,也少不了IT部門的參與;此外,制度建置完成後,需要對於制度「執行上」的觀察,這部分也要仰賴稽核部門。

 2、教育訓練:企業若曾自行盤點過營業祕密,不知曾否有過以下的疑問:「許多部門同仁都沒有念法律,什麼叫做法律上的營業祕密也不太清楚,這樣是要怎麼盤點?」「做著些事情有意義嗎?自己的事情都忙不過來了,為何還要配合做這件額外的事情?」「管那麼多,乾脆不要做事了!」「反正也不知道配合做這些事有什麼意義,問卷就隨便填一填就好!」就是因為可能有這些足以影響制度執行成敗的因素在,因此,在進行盤點作業前的教育訓練就顯得非常重要!

 教育訓練的內容相當然爾必須要著重幾點:(1)清楚向同仁表達「為什麼」我們要做這件事;(2)每位部門同仁都是成敗的關鍵,缺一不可;(3)透過實際的案例與故事,讓同仁簡單、易懂地瞭解營業祕密的基本概念與相關責任(切記,不要一直念法條,非常無聊,一定要透過問答與故事進行);(4)盡量實體進行,而非線上訓練:依照筆者演講經驗,線上教育訓練的效果遠遠低於實體訓練。

 ■盤點後產生的清單,

 應按機密性高低分級管控

 再來,如何進行盤點?第一步,先請企業拿出內部的組織圖,確認部門的數量,然後,一個部門都不要漏地進行盤點(請記得,每一個部門都可能有營業祕密,只是機密性的高低程度不同而已)。第二步,主導團隊實際進行盤點時,常常會透過訪談的形式進行。在訪談過程中,依照筆者經驗,同仁仍然有可能不瞭解營業祕密的概念,因此,為了讓彼此聚焦,訪談者可以繼續用簡單的問題開場並且讓同仁瞭解營業祕密的概念,譬如我常問同仁:「您(公司)最怕哪些資料被競爭對手拿走?」「若您有一天要跳槽,最想拿什麼資料離開(才能談個好待遇)/(或以後可能用得到)?」等。

 最後,盤點作業進行完後,會有營業祕密清單的產生。而盤點出來的營業祕密,因為機密性高低程度有異,自然會需要設計不同的管理(保護)措施。因此,在盤點之後,將進入下一個重要的階段:營業祕密的保護措施如何設計?關於此部分,先請讀者先思考以下問題:一、合理保護措施的真正意涵是什麼?什麼叫做「合理」?把網路上找到的保護措施抄一抄就好?也不管業務會不會受到影響?二、目的在哪裡?是要求滴水不漏,還是重點應該擺在提醒員工?礙於篇幅,關於合理保護措施的詳細介紹,將以另文後續呈現給讀者。至於有關員工洩密風險的詳細介紹,可參見筆者之前所撰寫的〈營業祕密保護大作戰-認識風險篇〉、〈營業祕密保護大作戰-洩密手法篇〉、〈原來應徵員工也有可能違反營業祕密法〉等文。